Jag bloggar numera på http://blog.dileno.com ».

Prenumerera på RSS

Arkiv för Arbetsmetodik:

Dokumentera alltid i projekt - du vinner på det!

I många projekt sker internkommunikation på ett antal olika sätt - via mejl, projekthanteringssystem, möten, med mera. Det som är speciellt viktigt är att all information alltid är åtkomlig för alla i projektet. Detta betyder att dokumentation är jätteviktigt.

Det finns ett antal scenarion där missförstånd kan uppstå och ett av dem är där sådant som bör dokumenteras, tas muntligt i stället. Det kan handla om instruktioner för hur en funktion på en webbplats ska vara byggd, vad kunden vill förändra på webbplatsen, eller något helt annat som är av betydelse för projektet och dess medlemmar.

När instruktioner enbart tas muntligt ökar alltid risken för att fel och missförstånd ska uppstå. Dessutom påverkas effektiviteten i projektet, då det är större sannolikhet att samma instruktioner måste berättas på nytt, eller förtydligas.

Genom att i stället alltid dokumentera först, låta berörda parter ta till sig dokumentation och sedan, om behovet finns, förklara muntligt och räta ut frågetecken, vinner man tid som kan läggas på annat än internkommunikation. Detta bidrar till ett mer effektivt projekt och troligtvis en nöjdare kund.

Vikten av en tydlig specifikation i dina projekt

Specifikation är något många ser som tråkigt. Det är en av orsakerna till varför projektledare ofta väljer att delge en specifikation muntligt. Det finns dock ett antal problem med detta. Vem dokumenterar? Vad händer om det sker tillägg? Hur håller man koll på helheten?

Om du vill vara seriös, tidseffektiv och leverera ett projekt som har ett bra helhetstänk, måste du specifiera tydligt och se till att specifikationen finns i skriftlig form.

Detta innebär att det initialt tar mer tid att skriva en specifikation. I mindre projekt, eller projekt med en begränsad budget, är det lätt att förbise specifikationsfasen. Inget kan vara mer fel i ett projekts uppstartfas än att skippa en skriftlig specifikation - hur du än vrider och vänder på det så kommer du och dina projektmedlemmar i slutändan att ha sparat tid genom att se till att en tydlig specifikation har funnits till hands när projektet väl satt igång.

Detta är några av fördelarna med att ha en tydlig, skriftlig specifikation på plats när produktionen av ett projekt sätter igång:

  • Projektmedlemmarna vet vad de ska göra
  • Projektmedlemmarna vet hur de ska göra
  • Projektmedlemmarna får en bättre förståelse för helheten
  • Risken för missförstånd och fel minimeras
  • Det är lätt att gå tillbaka till specifikationen om man har glömt något
  • Det är lätt att utöka specifikationen

Så, nästa gång du kommer på dig själv med att ta en specifikation muntligt - gör om och gör rätt. Nästa gång någon försöker ta en specifikation muntligt med dig - be om den skriftligen istället. Ni kommer att vinna i produktivitet.

Dyrbar projekttid kommer att sparas och kunna nyttjas bättre.

Till sidhuvudet

Clicky Web Analytics