Jag bloggar numera på http://blog.dileno.com ».

Prenumerera på RSS

Arkiv för Produktivitet:

Vikten av en tydlig specifikation i dina projekt

Specifikation är något många ser som tråkigt. Det är en av orsakerna till varför projektledare ofta väljer att delge en specifikation muntligt. Det finns dock ett antal problem med detta. Vem dokumenterar? Vad händer om det sker tillägg? Hur håller man koll på helheten?

Om du vill vara seriös, tidseffektiv och leverera ett projekt som har ett bra helhetstänk, måste du specifiera tydligt och se till att specifikationen finns i skriftlig form.

Detta innebär att det initialt tar mer tid att skriva en specifikation. I mindre projekt, eller projekt med en begränsad budget, är det lätt att förbise specifikationsfasen. Inget kan vara mer fel i ett projekts uppstartfas än att skippa en skriftlig specifikation - hur du än vrider och vänder på det så kommer du och dina projektmedlemmar i slutändan att ha sparat tid genom att se till att en tydlig specifikation har funnits till hands när projektet väl satt igång.

Detta är några av fördelarna med att ha en tydlig, skriftlig specifikation på plats när produktionen av ett projekt sätter igång:

  • Projektmedlemmarna vet vad de ska göra
  • Projektmedlemmarna vet hur de ska göra
  • Projektmedlemmarna får en bättre förståelse för helheten
  • Risken för missförstånd och fel minimeras
  • Det är lätt att gå tillbaka till specifikationen om man har glömt något
  • Det är lätt att utöka specifikationen

Så, nästa gång du kommer på dig själv med att ta en specifikation muntligt - gör om och gör rätt. Nästa gång någon försöker ta en specifikation muntligt med dig - be om den skriftligen istället. Ni kommer att vinna i produktivitet.

Dyrbar projekttid kommer att sparas och kunna nyttjas bättre.

5 tips för hur du blir bättre på det du gör

Att bli bättre på det du gör är ingen självklarhet. Oftast så måste du själv ta tag i hur du gör saker, för att kunna förbättra dig själv och dina kunskaper. Jag delar med mig av 5 tips för att du ska kunna bli bättre på det du gör.

Bli bättre på det du görJobba med folk som är bättre än du själv

Det finns alltid rum för förbättring. Om du redan är bäst på det du gör så är det bra - men du kommer troligtvis inte att bli bättre i samma takt som om du skulle jobba med någon som är bättre än du själv.

Att jobba med folk som är bättre än du själv har flera fördelar - ni kan bolla idéer, du lär dig mer och blir varje dag lite bättre än tidigare. Efter en viss tid kommer du själv märka att du blivit bättre.

Jobba med det du tycker är intressant

Fakta: du jobbar som bäst när du tycker att det du jobbar med är intressant.

Ju fler saker du är intresserad av som har att göra med ditt jobb, desto bättre kommer ditt arbete att bli.

Det är alldeles för få förunnat att jobba med något som man har en passion, ett brinnande intresse för. Att jobba med ett av sina intressen är ett privilegium och ska tas till vara.

Tänk på att det aldrig är för sent att tänka om, och att prova på många arbeten är bra när man har chansen - så att du senare har en förståelse för vad du själv tycker om att jobba med eller inte.

Sätt upp mål för dig själv

Utan mål är det lite svårare att utvecklas. Sätt upp specifika mål för dig själv och när de senast ska vara uppfyllda. Målen ska vara konkreta och bör såklart vara något du har nytta av - så att du är motiverad att jobba för att uppnå målen. När du klarat av dina mål - sätt nya, svårare mål.

Läs och gör

Läs om det du vill bli bättre på. Böcker, tidningar och framför allt på Internet. Prenumerera på intressanta bloggars RSS-flöden, häng med i diskussionerna på nätet och delta själv. När du läst, gör det du har läst om. Det är bra att läsa teori, men man behöver även praktisera.

Inse dina begränsningar

Inse dina begränsningar och förstå vad du kan göra åt dem. Om du vet vad du är dålig på är det lätt att börja förbättra det du är dålig på. Om du är expert inom ett visst område - välj att arbeta med ett annat område du inte är lika bra på. Initialt sett kommer det att ta mer tid - eftersom du lär dig - men så småningom kommer du att bli expert på det "nya" området också. Övning ger färdighet, som det heter.

En god idé är att fråga dina närmsta vilka dina svagheter är. Såväl kompisar som kollegor och släktingar. Allt eftersom kommer du att börja inse vad du är lite sämre på än vad du borde - och börja jobba på att förbättra detta.

Rätt kompetens vid rätt tillfälle för ökad produktivitet och högre kvalité

När man jobbar med ett projekt är det mycket viktigt att hela tiden vara produktiv och att leverera ett kvalitativt arbete. Detta kan åstadkommas med olika stora arbetsinsatser beroende på vilken projektmodell man väljer, men man kan även påverka genom att se till att rätt kompetens är på rätt plats i projektet. I webbprojekt är det särskilt viktigt att skilja på tre olika kompetenser - systemutveckling, gränssnittsutveckling och grafisk design.

Roller i webbprojekt

I ett typiskt webbprojekt som handlar om produktion av en webbplats ingår oftast

  • projektledare
  • designer
  • gränssnittsutvecklare
  • systemutvecklare

Övriga projektmedlemmar som bör förekomma är

  • teknisk projektledare
  • systemarkitekt
  • interaktionsdesigner
  • testare

Lite beroende på webbprojektets karaktär finjusteras behovet av de olika kompetenserna.

Jag tänkte särskilt gå in på vikten av att förstå vad en designer, gränssnittsutvecklare och systemutvecklare gör i ett webbprojekt - och hur man på bästa sätt använder dessa kompetenser.

Jag ska förtydliga att en gränssnittsutvecklares och en systemutvecklares arbetsuppgifter till stor del består av programmering. En gränssnittsutvecklare arbetar med det som syns utåt - det yttre lagret - det vill säga programmering av den grafiska designen och hur väl en webbplats syns i sökmotorer (bland annat). En systemutvecklare jobbar med det bakomliggande lagret som inte syns, men i högsta grad märks. Det handlar bland annat om databaskopplingar och logik för att hantera vad som sker när en besökare interagerar med webbplatsen, exempelvis skickar iväg ett formulär.

Ett vanligt missförstånd i webbprojekt

Om och om igen stöter jag på webbprojekt där de olika kompetenserna grafisk design, gränssnittsutveckling och systemutveckling slås ihop och får utföras av en person. Jag skulle vilja säga att det är fel att låta en person jobba med vitt skilda kompetenser. Det är i väldigt få fall resultatet blir bra och dessutom inom tid och budget för projektet.

Jag är medveten om att det finns många mindre byråer där det krävs flexibilitet och en bred kunskap hos den specifika projektmedlemmen, för att kunna utföra jobbet. På större byråer är denna flexibilitet och kunskap vanligt förekommande också - men jag lovar - någon del i projektet kommer att bli lidande om en och samma person ska utföra arbete som tre personer normalt sett bör göra.

Varför är det så här då?

Det behövs expertis inom olika kompetenser

För att man ska kunna vara så effektiv och produktiv som möjligt i projekt så krävs det att rätt kompetens jobbar med rätt uppgifter. Detta innebär att den som är expert inom ett område jobbar med just det området - och inget annat. För att åstadkomma detta behövs självfallet projektmedlemmar med rätt expertis, och i webbprojekt innebär detta att så olika kompetenser som grafisk design, gränssnittsutveckling och systemutveckling bör utföras av åtminstone en person per kompetens.

Om man inte har kompetensen i huset så finns det bra expertis att få tag på utifrån till en godtagbar penning. Man behöver inte alltid anlita dyra konsulter för att utföra jobb, även om en duktig konsult innebär att jobbet blir väldigt väl genomfört.

Skilj på designers och utvecklare!

Vad gäller kompetenserna grafisk designer, gränssnittsutvecklare och systemutvecklare så går de hand i hand - vilket troligtvis är anledningen till att ett missförstånd gällande dessa kompetenser finns. Det råder en generell tro att kan en person ebbdesign så kan den också webbutveckling. Fel! Webbdesign jobbar en grafisk designer med. Webbutveckling är det en programmerare jobbar med.

Just uttrycket programmerare är ett i många fall vedertaget (och ofta felaktigt) uttryck för någon som utvecklar webbplatser - det vill säga både gränssnittsutvecklare och systemutvecklare. Det är viktigt att skilja på dessa olika kompetenser och få en förståelse för dem, för att kunna leverera mer framgångsrikt i webbprojekt.

Det finns givetvis undantag - en designer kan vara en god gränssnittsutvecklare eller tvärtom. Däremot är en designer eller gränssnittsutvecklare sällan en bra systemutvecklare.

Huvudregeln när ett projektteam ska sättas ihop, bör vara att olika personer behövs för dessa olika kompetenser - alltså grafisk design, gränssnittsutveckling och systemutveckling.

Slutresultatet blir bättre

Genom att skilja på olika kompetenser och ha expertis inom de olika kompetenserna som krävs i ett webbprojekt är det större sannolikhet att projektet blir framgångsrikt. Det kan till en början vara knepigt med intern kommunikation mellan de olika kompetenserna, men det handlar om att utbilda varandra så att de olika projektmedlemmarna får förståelse för vad övriga personer i projektet gör - och hur alla kan interagera med varandra.

Slutresultatet kommer att innebära en vinst i produktivitet, med högre kvalité på projektet och en kund som är nöjd.

ManicTime håller koll på din tid

Standardvyn i ManicTimeManicTime är ett program som loggar din datoranvändning åt dig. Programmet visar din aktivitet vid datorn, vilka program du använt under hur lång tid och ger dig möjligheter att tagga det du har gjort.

Taggning, aktivitet och applikationer

ManicTime körs i bakgrunden och är inte alls speciellt prestandakrävande. När du vill kan du öppna programmet som i standardvyn visar dig tre tidslinjer - dina egna taggar, aktivitet och applikationer:

  • Aktivitet visar hur mycket du faktiskt suttit vid datorn och hur lång tid du har varit borta från den.
  • Applikationer visar vilka program du har använt vid vilken tid, och under hur lång tid.
  • Taggar är spännande och nästan mest användbar - här kan du själv lägga in specifik information om det du gjort under en viss period, exempelvis senaste halvtimmen.

Programvy i ManicTimeManicTime är ett utmärkt verktyg vid tidrapportering. Du kan ange olika färger för olika program och taggar, vilket gör det enkelt att urskilja vad du faktiskt jobbat med. Att programmet sedan är gratis gör det hela ännu bättre.

Ladda ner ManicTime

ManicTime finns för Windows och kan köras på exempelvis både Windows XP och Windows Vista.

Ladda ner ManicTime

Bli mer produktiv och effektiv genom att inte snåla in på kontorsutrustning

Om och om igen stöter jag på sammanhang där det snålas in på kontorsutrustning för att spara pengar. Inget kan dock vara mer fel. När det handlar om en arbetsplats så är det mycket viktigt att välja rätt och bra utrustning så att fokus kan läggas på att utföra jobbet, utan irritationsmoment.

När det handlar om kontorsutrustning är det väldigt lätt att köpa det billigaste som finns att få tag på. Typisk utrustning företag försöker spara pengar på: kontorsstol, skrivbord, dator, mus, tangentbord och datorskärm.

Kontorsstol och skrivbord

HermanMiller Aeron-stolenEn kontorsanställd sitter sannolikt minst sex timmar vid sitt skrivbord varje dag - under vissa omständigheter betydligt längre tid. Då är det av stor betydelse att det är bra kvalité på kontorsstolen och skrivbordet.

Framför allt kontorsstolen spelar stor roll; en dålig kontorsstol är obekväm, hård att sitta på och kan skapa ryggproblem. En bra kontorsstol är ergonomisk med flera möjligheter till anpassning. Om du letar efter en bra kontorsstol så ska du se till att stolen åtminstone uppfyller dessa kriterier:

  • justerbar i höjdled
  • justerbar rygg
  • har armstöd

Vad gäller skrivbordet så är det viktigt att inte snåla på skrivbordsyta. Höj- och sänkbara skrivbord måste inte kosta en förmögenhet idag. Ett justerbart skrivbord underlättar dessutom avsevärt, speciellt vid långa arbetspass.

Stolen till höger är en HermanMiller Aeron-stol. Dessa stolar var mycket populära under IT-boomen och används idag av företag som Adobe och Microsoft.

Dator

En långsam dator är en produktivitetsdödare och inte direkt en moralhöjare. En anställd förväntar sig att kunna utföra sitt arbete i en viss takt och om datorn är för långsam är det givet att tid går till spillo.

En dator kan lätt snabbas upp genom att uppgradera med mer minne. Minne är dessutom väldigt billigt i förhållande till vad det ger tillbaka.

Mus och tangentbord

Microsoft Wireless Laser Desktop 7000Det som är absolut mest vanligt att spara in pengar på är nästan det viktigaste - mus och tangentbord. Många använder standardutrustningen som följer med datorn. Ett standardtangentbord och en standardmus är okej, men håller inte i längden. Dagens möss och tangentbord har en rad användbara multimediafunktioner som standardutrustning inte har. Det är ett måste idag att ha en optisk mus, eller en lasermus.

Att ha samma utrustning hemma som på jobbet underlättar och ska inte underskattas!

Exempel på bra paket:

Jag själv använder Logitechs tangentbord diNovo Edge tillsammans med en tidig version av musen MX518. Det är dyr utrustning, men den är värd sitt pris flera gånger om!

Skärm

En bra tft-skärm är skonsam mot ögonen. Dagens tft-skärmar har bra responstid, god kontrast och är dessutom prisvärda. En widescreen tft-skärm på 22 tum kostar inte mer än 2000 kr idag och är en mer än utmärkt standardskärm för de flesta arbetsplatser. En widescreenskärm ger större arbetsyta än en normal skärm och studier har visat att ju större arbetsyta, desto effektivare arbete.

En skärm ska kunna justeras, antingen i höjdled eller genom att vicka på den. Helst på båda sätten. Om en skärm inte kan justeras på något av dessa sätt så är den skärmen inte värd att köpa!

Två skärmar ökar effektiviteten ännu mer!

För ett antal år sedan utförde Microsoft studier som visade att om man började använda två (eller fler) skärmar till samma dator så ökade produktiviteten med 9-50 %. Det finns fler källor som bekräftat liknande siffror.

Ponera att en extra skärm sparar 30 minuter om dagen; det skulle ge 100 timmar per år. Om snittpriset per arbetad timme är 500 kr så får man igen 50000 kr på den extra skärmen - vilket skulle ge ca 25 x investeringen tillbaka på ett år, förutsatt att skärmen kostar 2000 kr. Siffror som skulle få vem som helst att förstå att en extra skärm är en investering väl värd kostnaden!

Slutligen

Att lägga ner bara aningen mer pengar på kontorsutrustning kommer att ge en effekt som absolut ökar komforten och produktiviteten. Sitter man mycket vid en dator är ergonomin A och O. Många små förbättringar tillsammans gör att helheten kommer att ge en bra upplevelse på jobbet och du kommer att inse att slutresultatet är väl värd investeringen.

Varför jag använder engelska som standardspråk och inte svenska

Sedan lång tid tillbaka har jag engelska som standardspråk så ofta jag kan. Det innebär bland annat att jag kör Windows, alla program, tv:n, mobilen med flera prylar på engelska. Även om jag kan använda svenska så gör jag inte det. Varför?

Det finns flera anledningar till varför jag kör allt på engelska och inte på svenska:

  • Stöter jag på ett felmeddelande är sannolikheten mycket större att jag hittar en lösning på problemet om jag söker på engelska i stället för på svenska. Det är logiskt - det är betydligt fler i världen som använder engelska än svenska.
    Som utvecklare underlättar det avsevärt att få t.ex. ASP.NET-felmeddelanden på engelska i stället för på svenska. Detsamma gäller felmeddelanden i program som man använder.
  • Jag får uppdateringar till operativsystem och program tidigare. Program släpps oftast tidigare till ett språk innan det kommer språkpaket.
  • Jag slipper dåliga och förvirrande översättningar. Vad skiljer till exempel Vila från Viloläge i svenska Windows Vista (syns när man ska stänga av datorn)?

Att använda engelska som standardspråk kräver säkerligen lite mer av användaren till en början, men har man väl börjat så går man inte tillbaka. Allt blir helt enkelt så mycket lättare och i slutändan sparar man tid.

 

Till sidhuvudet

Clicky Web Analytics